Som inköpare har Anders många kontakter
Kan inköp vara det mest sociala du kan jobba med på Svenska kraftnät? Kanske – det är definitivt så att Anders Hall, strategisk inköpare, i sitt arbete har kontakt med många, både internt och externt.
Anders Hall arbetar med upphandling av stationsentreprenad och har en metodisk entusiasm som smittar av sig.
– Jag har såklart mycket kontakt internt med dem som arbetar inom stationsprojekten. Men jag har även kontakt med underhållssidan för att få in livscykelperspektivet och med ansvariga för hållbarhets- och säkerhetsfrågor, säger han.
De många kontaktytorna ger en helikoptersyn som ibland innebär att Inköp upptäcker motstående krav eller intressen och kan initiera möten för att lösa upp knutar och komma vidare.
– Upphandling kan vara operativt; att man går ut och handlar exempelvis tio skrivbord, eller taktiskt; då vi steg för steg genomför en upphandling. Nu jobbar vi mer och mer strategiskt, utvecklar våra leverantörrelationer och hur vi upphandlar. Utvecklingsarbetet är ett ständigt pågående arbete där vi jobbar tvärfunktionell och flera inom Svenska kraftnät involveras, säger Anders.
Kvalificering för att få lägga anbud
I Inköpsplanen på svk.se presenterar Svenska kraftnät sina inköpsplaner ungefär två år framåt i tiden.
– Här kan leverantörer se vad som ligger i pipen och vad som skulle vara intressant att buda på, säger Anders.
Det ställs krav på vilka som får lägga bud. Leverantörer till Svenska kraftnät måste kvalificera sig innan de kan delta i upphandling. Kvalificeringen görs via verktyget UNCE (Achilles Utilities Nordics & Central Europe) och innebär att leverantören bedöms utifrån bland annat sin tekniska förmåga, kapacitet och finansiella styrka. Svenska kraftnät har unika krav för vissa kategorier, bland annat erfarenhet av liknande projekt.
– Vi jobbar ständigt med att utöka basen av leverantören för att få ökad konkurrens och kapacitet. Om man inte är leverantör till Svenska kraftnät idag kan man till exempel kvalificeras på erfarenhet från tidigare projekt i regionnät eller utländska projekt, säger Anders.
Samspel mellan inköpare och projektledare
Innan ett projekt har kommit in i Inköpsportalen är det en hel del som har gjorts av Anders med flera.
– Projektledaren skapar en arbetsgrupp för upphandlingen och projektets genomförande genom att äska resurser. Det är experter inom mark och bygg, byggnad, elkraftprodukter ställverk, hållbarhet, säkerhet, tillstånd med mera. Projektgruppen kan innehålla fler än tio personer från olika kompetensområden.
Inköpsresursen som får inköpsuppdraget är ansvarig för att ta fram kommersiella handlingar och sammanställa alla krav och handlingar samt att säkerställa att alla regelverk beaktas i upphandlingsdokumentet.
– Bland handlingarna och bilagorna finns den tekniska beskrivningen som kan vara rejäl vid stationsbygge med ett flertal referenser till de tekniska riktlinjerna. Det ställs också krav på exempelvis arbetsmiljö och säkerhetsskydd, säger Anders.
När allt är klart läggs anbudsförfrågan ut på e-Avrop, en inköpsportal för upphandlingar.
– Hur arbetsfördelningen ser ut mellan mig och projektledaren beror på hur våra kompetenser matchar och tidigare erfarenheter ser ut. Jag behöver till exempel stötta mer om det är en ny projektledare eller en konsult som inte jobbat med Svenska kraftnät förut, säger Anders.
Som stöd i arbetet finns checklistor och standardiserade malldokument som anbudsinbjudan, kontrakt, teknisk beskrivning med mera. Malldokument anpassas för specifika projektkrav och lokala förutsättningar.
Många deltar i granskningen
Så många detaljer, så många dokument. Vad är viktigast?
– Många delar har vi ju lagkrav på att de ska utföras på ett särskilt sätt. Som myndighet måste vi följa lagen om upphandling inom försörjningssektorerna och det innebär en del formella krav och transparens. Men där är risken liten att vi skulle göra fel, vi har beprövade mallar som använts många gånger. Det som kan bli tokigt är när vi inte varit tillräckligt tydliga, i till exempel en teknisk beskrivning. Då blir det fler frågor från leverantörer, kanske 30 frågor istället för fem-tio stycken, som är mer normalt, säger Anders.
När sedan anbuden har kommit in börjar utvärdering och granskning. Här fortsätter det nära samarbetet med arbetsgruppen.
Ringer efter annonsering om tilldelning
– Lägst pris vinner oftast upphandlingen. Mervärden kan vara en del i upphandlingarna där det finns möjlighet att få in andra utvärderings- och tilldelningskriterier. Med mervärden kan leverantören samla poäng på sånt som är värdefullt för oss, som resurser med specifik kompetens eller bra beskrivningar av riskhantering, säger Anders.
– Jag brukar ringa upp anbudsgivarna efter annonsering om tilldelning av kontrakt. Det blir ett glatt samtal och ett par som blir besvikna. Men då kan jag kort återkoppla om det finns frågor och det är möjligt att boka möten för att fördjupa sig i vad som avgjorde att de inte fick uppdraget den här gången. Den här dialogen och transparensen ökar förståelsen för vårt beslut, säger Anders.
Mer om upphandling